ประยุกต์การทำงานให้เข้ากับ New Normal ด้วย G Suite

ปัจจุบันเทคโนโลยีที่สามารถทำงานบนระบบ Cloud ได้ และตอบโจทย์การ Work from Home ได้อย่างลงตัว อย่าง G Suite จะมีเครื่องมือที่เราสามารถนำมาประยุกต์ใช้ เพื่อทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ Real-time อีกด้วย ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน บนอุปกรณ์แบบใด ก็สามารถสื่อสาร ทำงานร่วมกัน และเข้าถึงงานในองค์กรของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ วันนี้เราขอนำเสนอสิ่งที่ควรปฏิบัติ เพื่อให้ท่านปรับตัวเข้ากับ New Normal ด้วยเครื่องมือ G Suite

สิ่งที่ควรทำ ( DO )

สิ่งที่ไม่ควรทำ ( DON’T )

1. เรียนรู้เครื่องมือในการทำงานแบบใหม่ (New Normal)

1. ไม่ยอมปรับตัว
ให้เข้ากับสถานการณ์

2. Social Distancing

2. การออกไป Survey หรือ Interview เพื่อเก็บความเห็นมาพัฒนางาน (พบปะผู้คน)

3. Keep in Touch กับลูกค้าและเพื่อนร่วมงาน

- สิ่งที่ควรทำ ( DO ) -

1. เรียนรู้เครื่องมือในการทำงานแบบใหม่ ( New Normal )

เครื่องมือที่นิยมใช้กันมากของ G Suite คือ Drive เป็นเครื่องมือในการเก็บและแชร์เอกสารออนไลน์ที่ให้ความง่ายและความสะดวก และยังมีเครื่องมืออีกมากมายที่จะช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่การทำงานของท่าน เช่น Google Sites และ Google+ ที่สามารถนำมาใช้เป็น Community ในการแชร์ไอเดียและประชาสัมพันธ์ข่าวสารภายในทีมหรือภายในองค์กร ทำให้เกิดความสะดวกสบาย ทั้งการติดต่อประสานงาน สื่อสารผ่านช่องทางออนไลน์ เพิ่มคุณภาพในการทำงานมากขึ้น

2. Social Distancing

เป็นการรักษาระยะห่างกับผู้อื่น เพื่อความปลอดภัยลดความเสี่ยงการเกิดโรค สำหรับทุกองค์กรคงเลี่ยงไม่ได้ ในเรื่องของการประชุม ทั้งในการประชุมแบบกลุ่มย่อย หรือกลุ่มใหญ่ก็ตาม G Suite มีเครื่องมือที่ชื่อว่า Google Meet เป็นการประชุมทางไกลผ่านระบบวิดีโอ (Video Conference) ที่สามารถประชุมกันทางออนไลน์ และสามารถเพิ่มอุปกรณ์กระดานไวท์บอร์ดออนไลน์ ให้การประชุมสมบูรณ์ขึ้น ด้วยอุปกรณ์ที่ชื่อว่า Jamboard ทำให้การประชุมมีสีสันสามารถประชุมและทำงานร่วมกันเสมือนอยู่ในห้องประชุมเดียวกัน

3. Keep in Touch กับลูกค้าและเพื่อนร่วมงาน

การติดต่อสื่อสารเป็นเรื่องสำคัญที่ควรทำอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ เพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดี และยิ่งถ้าเป็นลูกค้าด้วยแล้ว ยิ่งเป็นสิ่งที่สำคัญมากในยุคเศรษฐกิจแบบนี้ G Suite มี Google Chat เป็นเครื่องมือในการสื่อสารที่ใช้งานง่าย สะดวก อีกทั้งรองรับการแชร์ข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบอย่าง ไฟล์งานในรูปแบบต่างๆ รูป ลิงก์ และยังสามารถ Add Video Meeting ในแชทได้อีกด้วย

นอกจากนี้ Google Chat ยังมี Chat Bot ไว้สำหรับอำนวยความสะดวกเพิ่มขึ้น ซึ่งเราสามารถ Add Bot ได้ตามที่เราต้องการ ตัวอย่างเช่น เรา Add Bot ของ Meet ไว้ เมื่อเราต้องการให้ Bot ของ Meet ช่วยหาเวลาว่าง เพื่อทำนัดประชุมได้ง่ายยิ่งขึ้น เราก็สามารถพิมพ์ @Meet Find us a time to meet next week แล้วตัว Bot ก็จะสร้าง Event ของการประชุมในเวลาที่ว่างตรงกันมาให้ทันที

- สิ่งที่ไม่ควรทำ ( DON’T ) -

1. ไม่ยอมปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์

ปัจจุบันวิธีการใช้ชีวิต การทำงานเปลี่ยนไปมาก หากเป็นสมัยก่อนการส่งมอบงาน หรือทำงานร่วมกัน ต้องใช้เวลาและหลายขั้นตอน ความผิดพลาดเกิดได้ค่อนข้างสูง การปรับตัวจึงเป็นเรื่องที่สำคัญ Google Cloud เอง จึงปล่อย G Suite ออกมาเพื่อรองรับการทำงานที่ง่ายขึ้น เป็นการทำงานบนระบบ Cloud โดยที่เราสามารถใช้งาน หรือส่งมอบงานเมื่อไหร่ก็ได้ เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต ซึ่ง Google Cloud มีหลากหลายบริการให้เลือกใช้ ทั้ง Compute Engine, Storage & Database, Big Data, API Management Platform, Machine Learning ฯลฯ โดยที่บริการของ Google Cloud ช่วยลดอุปสรรคในการทำงานแบบเก่า อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน มีพื้นที่ขนาดใหญ่ไว้จัดเก็บไฟล์งานต่างๆ อีกทั้งยังมีเทคโนโลยี AI ไว้ช่วยสำหรับการจัด Meeting หรือ Suggesting ในการช่วยตอบอีเมลให้ไวขึ้นอีกด้วย

2. การออกไป Survey หรือ Interview เพื่อเก็บความเห็นมาพัฒนางาน ( พบปะผู้คนในช่วงโควิด )

ขณะนี้ผู้คนวิตกกับโรคติดต่อ ทำให้การออกไปพบเจอกับผู้คนที่เราไม่รู้จัก หรือการออกไปทำ Survey ในสถานการณ์แบบนี้นั้น ย่อมไม่เหมาะสมสักเท่าไหร่ เครื่องมือที่จะช่วยสำหรับการทำ Survey ก็คือ Google Form ที่เราสามารถสร้าง Form แบบสอบถามเอาไว้ให้คนอื่นๆ สามารถตอบคำถามเชิง Survey หรือ Questionnaire ได้ โดยมี tools ให้เราสามารถหยิบใช้ตามความเหมาะสม เช่น เพิ่มรูป หรือวิดีโอ ให้ผู้ตอบเข้าใจได้มากขึ้น รวมถึงการสรุปผลออกมาเป็นรูปแบบต่างๆ ได้ ทำให้สะดวกและง่ายกว่าออกไป Survey เองและยังปลอดภัยอีกด้วย

สอบถามข้อมูล หรือ ต้องการคำแนะนำเพิ่มเติม
รวมถึงสิทธิ์พิเศษต่างๆ สามารถติดต่อมาที่อีเมล info@tangerine.co.th หรือโทร 08-6788-4690

Share on social media