6 เคล็ดลับ ทำงานอย่างปลอดภัย อยู่ที่ไหนข้อมูลก็ไม่รั่วไหล

ในยุคสมัยนี้บางบริษัทก็อนุญาตให้พนักงานสามารถทำงานได้จากที่บ้าน ไม่จำกัดสถานที่ทำงาน องค์กรจะมั่นใจได้อย่างไรว่า การรั่วไหลของข้อมูลในองค์กรจะไม่เกิดขึ้น และปลอดภัย

ระบบการติดต่อสื่อสารในเทคโนโลยีปัจจุบันในยุค Digital Workplace ก็คงหนีไม่พ้น 2 รายใหญ่อย่าง G Suite และ Office 365 แน่นอนว่าไม่ได้มีแค่ Email ที่ใช้เป็นช่องทางในการสื่อสารทั้งในและนอกองค์กร ยังมีทั้งระบบ Chat ระบบ Video Conference หรือ ระบบเก็บไฟล์สำหรับองค์กร ซึ่งทางองค์กรควรมีการกำหนดนโยบายการใช้งาน วิธีการควบคุมข้อมูลไม่ให้รั่วไหล ทั้งจากระบบและตัวพนักงานเอง

6 เคล็ดลับ สำหรับผู้ใช้งาน และฝ่ายไอที
ในการปกป้องข้อมูลขององค์กรให้ปลอดภัยมากยิ่งขึ้น ดังนี้

1. Secure Team Video Conference โดย Google Meet ที่นอกจากจะใช้ประชุมกันภายในองค์กรแล้ว ยังสามารถเชิญให้บุคคลภายนอก หรือลูกค้าได้โดยไม่ต้องมีบัญชีผู้ใช้ Gmail หรือ G Suite เพียงเชิญ Guest ด้วย Link เชิญเข้าร่วมประชุม และให้ผู้สร้างกิจกรรม (Organizer) หรือผู้เข้าร่วมที่อยู่ในโดเมนเดียวกัน มีสิทธิ์อนุญาตให้ Guest เข้าร่วมประชุมได้หรือไม่ เพื่อเป็นการป้องกันการส่ง Link เชิญไม่ถูกต้อง ถือเป็นการเพิ่มความปลอดภัยในการประชุมขององค์กรอีกขั้นหนึ่ง

( หน้าจอ ของ Guest )

( หน้าจอ ของ ผู้จัดการประชุม )

2. เปิดการใช้งาน 2-Step Verification เพื่อความปลอดภัยของผู้ใช้เอง ในกรณีที่เกิดการถูกโจรกรรมข้อมูลของรหัสผ่าน แม้ว่าจะได้รหัสผ่านไปแล้วแต่การยืนยันตัวตน 2 ขั้นตอนนี้ จะป้องกันให้ผู้ไม่หวังดีเข้าถึงบัญชีผู้ใช้ และข้อมูลสำคัญขององค์กรได้

3. ตั้งรหัส Passcode ล็อกหน้าจอของสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต ปัจจุบันนี้เราสามารถทำงานได้ไม่เพียงแต่บนคอมพิวเตอร์ หรือโน้ตบุ๊ก เรายังสามารถทำงาน แก้ไขเอกสารต่าง ๆ ได้บนสมาร์ทโฟน และในชุดการทำงานอย่าง G Suite เช่น Drive, Docs, Sheets, Slides ที่สามารถดาวน์โหลดจาก App Store และ Play Store เพิ่มความสะดวกสบายในการทำงาน และยังคงความปลอดภัยของข้อมูลด้วย Endpoint Management ที่อยู่ในชุด G Suite โดยผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดนโยบายในการเข้าถึงข้อมูลขององค์กร และตั้งค่าความปลอดภัยขั้นพื้นฐานให้กับอุปกรณ์ที่ใช้บัญชีขององค์กรในการเข้าถึง

( Endpoint Management )

4. เอกสารปลอดภัยด้วย Google Drive โดยมีการกำหนดสิทธิ์ในระดับต่าง ๆ เพื่ออนุญาตให้คนที่ไม่ใช่เจ้าของไฟล์เข้าถึงข้อมูลได้ เพียงกำหนดสิทธิ์ให้ในระดับแสดงความคิดเห็น (Comment) หรือผู้ดูเอกสาร (View) หรือกำหนดไม่ให้ทำการดาวน์โหลด พิมพ์ หรือคัดลอกไฟล์ได้ เพื่อปกป้องข้อมูลขององค์กรรั่วไหลเจ้าของเอกสารยังสามารถปรับเปลี่ยนสิทธิ์ได้ตลอดเวลาอีกด้วย

( การตั้งค่าป้องกันไม่ให้ผู้แสดงความคิดเห็นและผู้ดู ดาวน์โหลด พิมพ์ หรือคัดลอกไฟล์ )

5. ตรวจสอบการดาวน์โหลดไฟล์จาก Google Drive ของผู้ใช้อย่างสม่ำเสมอ ผู้ดูแลระบบสามารถตรวจสอบการดาวน์โหลด การแชร์ หรือกิจกรรมต่าง ๆ ของผู้ใช้ที่เกิดขึ้นบน Google Drive ที่ Admin Console ของ G Suite ได้ (Drive Audit Log) และตั้งค่าการแจ้งเตือนไปที่ผู้ดูแลระบบ หน้าไฟล์นั้นเป็นไฟล์ที่เก็บอยู่ในโฟลเดอร์สำคัญขององค์กร ยิ่งไปกว่านั้นหากต้องการบล็อกการดาวน์โหลดไฟล์ต่าง ๆ บน Google Drive สามารถใช้ความสามารถของ Cloud Access Security Broker (CASB) มาครอบกับชุด G Suite ได้เพิ่มความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่ง

6. ใช้ระบบแชทสำหรับองค์กรในการคุยเรื่องงาน เชื่อว่าหลายคนคงถนัดกับการสร้างกลุ่ม Line ในการสนทนากันภายในบริษัท แต่ทราบหรือไม่ว่าในชุด G Suite มี Google Chat ซึ่งเป็นระบบแชทที่มีความปลอดภัยสูง ส่งไฟล์ รูปภาพ ไม่สูญหาย สามารถค้นหาประวัติการสนทนา และมี Chatbot ที่ชื่อ Meet สามารถสั่งงานในแชทให้ค้นหาตารางเวลาการทำงาน และนัดประชุมจากห้องแชทได้เลย เหมาะสำหรับการทำงานเป็นทีมภายในองค์กร ทั้งสะดวกและปลอดภัย

( Google Chat )

หากต้องการคำแนะนำ หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมและสิทธิ์พิเศษต่างๆ สามารถติดต่อมาที่อีเมล google.sales@tangerine.co.th หรือโทร 08-6788-4690

Share on social media

Teach from Home: 9 เครื่องมือ ตัวช่วยการฝึกอบรมและการพัฒนาบุคลากรแบบชีวิตวิถีใหม่

Navigate Planning with Technology from Uncertainty Business

ทำไมเราควรมาใช้ระบบอีเมลบน Cloud?

Gmail ฟรี ต่างกับ G Suite อย่างไร?

All and More

G Suite Google Cloud Highlight

Teach from Home: 9 เครื่องมือ ตัวช่วยการฝึกอบรมและการพัฒนาบุคลากรแบบชีวิตวิถีใหม่

ไม่ว่าจะอยู่มุมไหนของโลกก็ตาม G Suite มีเครื่องมือที่จะช่วยให้ทีม Human Resource Development ในการฝึกอบรมพัฒนาบุคลากรแบบชีวิตวิถีใหม่ และเพื่อให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างต่อเนื่อง รองรับการทำงานขององค์กรให้ดำเนินธุรกิจต่อไป ด้วย 9 เครื่องมือ ดังนี้

Dell EMC Highlight

Navigate Planning with Technology from Uncertainty Business

ปัจจุบันนี้ธุรกิจของเรากำลังดำเนินอยู่กับวิกฤต Covid-19 เกิดผลกระทบกับการทำงานและ Business process รวมถึงการติดต่อประสานงานภายในองค์กรและลูกค้า ทำให้หลายองค์กรเกิดความล่าช้าและติดขัดในหลาย ๆ จุด ซึ่งต้องหาวิธิการและเทคโนโลยี เพื่อช่วยรักษาความสามารถในการแข่งขันทางธุรกิจ

July 29, 2020

Cisco Highlight

จะดีไหมถ้ามี AI และ ML มาช่วยวิเคราะห์การใช้งานในระบบเครือข่ายด้วย Cisco DNA Assurance

ปกติแล้วพนักงานที่ดูแลระบบเครือข่าย (IT) ใช้เวลาไปค่อนข้างมากในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบเครือข่าย นอกจากจะทำให้แก้ไขปัญหาได้ช้าแล้ว ในบางครั้งยังไม่สามารถหาสาเหตุ (Root Cause) ของปัญหานั้นได้อีกด้วย ผลที่ตามมาคือ ทำให้ผู้ใช้งานมีประสบการณ์ที่ไม่ดีในการใช้ระบบเครือข่าย

July 29, 2020 Cisco DNA SDN VPN

Security

ความปลอดภัยของอีเมลธุรกิจ ที่หลายองค์กรมักมองข้าม

Proofpoint Email Security โซลูชันรักษาความปลอดภัยระบบ Email ในองค์กร ช่วยป้องกันอีเมลของผู้ใช้งาน จากผลกระทบภัยที่มาจากอีเมล เช่น Spam, Phishing Mail, Malware, Impostor Email, Bulk Mail เป็นต้น

July 22, 2020 Email Protection Security

Google Cloud Google Maps Platform

มาดูกันว่ามีอะไรใหม่ หลัง Google Maps Platform ฉลองครบรอบ 15 ปี

แทนเจอรีนจะมาพูดถึงการครบรอบ 15 ปี ของ Google Maps Platform เครื่องมือแผนที่อันดับ 1 ในใจลูกค้าหลายๆ ท่าน ที่เมื่อพูดถึงเครื่องมือแผนที่ ก็ต้องนึกว่า Google Maps เสมอ

July 2, 2020 DMP GMP Google Maps Platform