6 เคล็ดลับ ทำงานอย่างปลอดภัย อยู่ที่ไหนข้อมูลก็ไม่รั่วไหล

ในยุคสมัยนี้บางบริษัทก็อนุญาตให้พนักงานสามารถทำงานได้จากที่บ้าน ไม่จำกัดสถานที่ทำงาน องค์กรจะมั่นใจได้อย่างไรว่า การรั่วไหลของข้อมูลในองค์กรจะไม่เกิดขึ้น และปลอดภัย

ระบบการติดต่อสื่อสารในเทคโนโลยีปัจจุบันในยุค Digital Workplace ก็คงหนีไม่พ้น 2 รายใหญ่อย่าง G Suite และ Office 365 แน่นอนว่าไม่ได้มีแค่ Email ที่ใช้เป็นช่องทางในการสื่อสารทั้งในและนอกองค์กร ยังมีทั้งระบบ Chat ระบบ Video Conference หรือ ระบบเก็บไฟล์สำหรับองค์กร ซึ่งทางองค์กรควรมีการกำหนดนโยบายการใช้งาน วิธีการควบคุมข้อมูลไม่ให้รั่วไหล ทั้งจากระบบและตัวพนักงานเอง

6 เคล็ดลับ สำหรับผู้ใช้งาน และฝ่ายไอที
ในการปกป้องข้อมูลขององค์กรให้ปลอดภัยมากยิ่งขึ้น ดังนี้

1. Secure Team Video Conference โดย Google Meet ที่นอกจากจะใช้ประชุมกันภายในองค์กรแล้ว ยังสามารถเชิญให้บุคคลภายนอก หรือลูกค้าได้โดยไม่ต้องมีบัญชีผู้ใช้ Gmail หรือ G Suite เพียงเชิญ Guest ด้วย Link เชิญเข้าร่วมประชุม และให้ผู้สร้างกิจกรรม (Organizer) หรือผู้เข้าร่วมที่อยู่ในโดเมนเดียวกัน มีสิทธิ์อนุญาตให้ Guest เข้าร่วมประชุมได้หรือไม่ เพื่อเป็นการป้องกันการส่ง Link เชิญไม่ถูกต้อง ถือเป็นการเพิ่มความปลอดภัยในการประชุมขององค์กรอีกขั้นหนึ่ง

( หน้าจอ ของ Guest )

( หน้าจอ ของ ผู้จัดการประชุม )

2. เปิดการใช้งาน 2-Step Verification เพื่อความปลอดภัยของผู้ใช้เอง ในกรณีที่เกิดการถูกโจรกรรมข้อมูลของรหัสผ่าน แม้ว่าจะได้รหัสผ่านไปแล้วแต่การยืนยันตัวตน 2 ขั้นตอนนี้ จะป้องกันให้ผู้ไม่หวังดีเข้าถึงบัญชีผู้ใช้ และข้อมูลสำคัญขององค์กรได้

3. ตั้งรหัส Passcode ล็อกหน้าจอของสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต ปัจจุบันนี้เราสามารถทำงานได้ไม่เพียงแต่บนคอมพิวเตอร์ หรือโน้ตบุ๊ก เรายังสามารถทำงาน แก้ไขเอกสารต่าง ๆ ได้บนสมาร์ทโฟน และในชุดการทำงานอย่าง G Suite เช่น Drive, Docs, Sheets, Slides ที่สามารถดาวน์โหลดจาก App Store และ Play Store เพิ่มความสะดวกสบายในการทำงาน และยังคงความปลอดภัยของข้อมูลด้วย Endpoint Management ที่อยู่ในชุด G Suite โดยผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดนโยบายในการเข้าถึงข้อมูลขององค์กร และตั้งค่าความปลอดภัยขั้นพื้นฐานให้กับอุปกรณ์ที่ใช้บัญชีขององค์กรในการเข้าถึง

( Endpoint Management )

4. เอกสารปลอดภัยด้วย Google Drive โดยมีการกำหนดสิทธิ์ในระดับต่าง ๆ เพื่ออนุญาตให้คนที่ไม่ใช่เจ้าของไฟล์เข้าถึงข้อมูลได้ เพียงกำหนดสิทธิ์ให้ในระดับแสดงความคิดเห็น (Comment) หรือผู้ดูเอกสาร (View) หรือกำหนดไม่ให้ทำการดาวน์โหลด พิมพ์ หรือคัดลอกไฟล์ได้ เพื่อปกป้องข้อมูลขององค์กรรั่วไหลเจ้าของเอกสารยังสามารถปรับเปลี่ยนสิทธิ์ได้ตลอดเวลาอีกด้วย

( การตั้งค่าป้องกันไม่ให้ผู้แสดงความคิดเห็นและผู้ดู ดาวน์โหลด พิมพ์ หรือคัดลอกไฟล์ )

5. ตรวจสอบการดาวน์โหลดไฟล์จาก Google Drive ของผู้ใช้อย่างสม่ำเสมอ ผู้ดูแลระบบสามารถตรวจสอบการดาวน์โหลด การแชร์ หรือกิจกรรมต่าง ๆ ของผู้ใช้ที่เกิดขึ้นบน Google Drive ที่ Admin Console ของ G Suite ได้ (Drive Audit Log) และตั้งค่าการแจ้งเตือนไปที่ผู้ดูแลระบบ หน้าไฟล์นั้นเป็นไฟล์ที่เก็บอยู่ในโฟลเดอร์สำคัญขององค์กร ยิ่งไปกว่านั้นหากต้องการบล็อกการดาวน์โหลดไฟล์ต่าง ๆ บน Google Drive สามารถใช้ความสามารถของ Cloud Access Security Broker (CASB) มาครอบกับชุด G Suite ได้เพิ่มความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่ง

6. ใช้ระบบแชทสำหรับองค์กรในการคุยเรื่องงาน เชื่อว่าหลายคนคงถนัดกับการสร้างกลุ่ม Line ในการสนทนากันภายในบริษัท แต่ทราบหรือไม่ว่าในชุด G Suite มี Google Chat ซึ่งเป็นระบบแชทที่มีความปลอดภัยสูง ส่งไฟล์ รูปภาพ ไม่สูญหาย สามารถค้นหาประวัติการสนทนา และมี Chatbot ที่ชื่อ Meet สามารถสั่งงานในแชทให้ค้นหาตารางเวลาการทำงาน และนัดประชุมจากห้องแชทได้เลย เหมาะสำหรับการทำงานเป็นทีมภายในองค์กร ทั้งสะดวกและปลอดภัย