สรุปเนื้อหาสำคัญจากงานสัมมนาออนไลน์ “How to Summarize & Present Data in Google Sheets”

จากงานสัมมนาออนไลน์ในหัวข้อ “How to Summarize & Present Data in Google Sheets” ขอสรุปความสำคัญให้ทุก ๆ ท่าน และสำหรับท่านที่พลาดโอกาสอีกครั้ง โดยภายในงานได้นำเสนอเกี่ยวกับการนำข้อมูลที่มีอยู่มานำเสนอให้เข้าใจง่าย และสามารถนำข้อมูลนั้นไปใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อธุรกิจเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่ง ที่จะสามารถช่วยผลักดันให้ธุรกิจดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Google Workspace มีเครื่องมือที่ชื่อว่า Google Sheets ซึ่งเป็นเครื่องมือที่หลาย ๆ คนเลือกใช้งาน เนื่องจากสามารถช่วยสรุป นำเสนอข้อมูลได้อย่างง่ายและมีประสิทธิภาพ ในงานสัมมนานี้จึงได้มีการพูดถึงหัวข้อต่าง ๆ ดังนี้

Chart your data in a single click
จัดรูปแบบข้อมูลด้วยการสร้างกฎ ให้การตรวจสอบข้อมูลไม่ยากอีกต่อไป Conditional Formatting
การนำกราฟมาใส่ในเซลล์ เพื่อเปรียบเทียบข้อมูลง่าย ๆ (Sparkline)
รวบรวมข้อมูลแบบไหนควรใช้ Query หรือ ImportRange
Summarise data with pivot tables

เริ่มจากหัวข้อแรก “Chart your data in a single click”

มีการพูดถึงความสำคัญของข้อมูล(Data) ที่มีส่วนช่วยในมุมของ Business และ Marketing ให้สามารถแข่งขันในเชิงธุรกิจได้ เช่น การนำข้อมูลมาตอบสนองความต้องการของลูกค้า

การเลือกรูปแบบการนำเสนอในรูปแบบของกราฟ (Chart) ทำให้สามารถเห็นข้อมูล แนวโน้มข้อมูลได้อย่างชัดเจนมากยิ่งขึ้น รวมถึงสามารถนำข้อมูลที่ได้มานำเสนอ วิเคราะห์ เพื่อกำหนดทิศทางของ Business และ Marketing ในแง่มุมต่าง ๆ ซึ่งการเลือกกราฟให้เหมาะสมกับข้อมูลถือว่าเป็นหัวใจสำคัญของการนำเสนอข้อมูล ซึ่ง Google Sheet สามารถตอบโจทย์สำหรับการสร้างกราฟชนิดต่าง ๆ จุดเด่น คือผู้ใช้งานสามารถสร้างกราฟได้ง่ายและรวดเร็ว อีกทั้งยังสามารถ Link เชื่อมโยงกราฟไปยัง Application ต่าง ๆ ได้ เช่น Google Docs, Google Slides, Google Sites ทำให้สามารถลดเวลาในการปรับเปลี่ยนกราฟได้

นอกจากนี้ในงานสัมมนายังมีการพูดถึงการจัดรูปแบบข้อมูลด้วยการสร้างกฎการตรวจสอบข้อมูลแบบอัตโนมัติด้วย Conditional Formatting ใน Google Sheets ที่เป็นตัวช่วยสำคัญในการสร้างจุดเด่นให้กับข้อมูลในเชิงการเปรียบเทียบข้อมูลตามที่ต้องการ โดยไฮไลท์สีให้กับข้อมูลที่ต้องการนำเสนอ รวมถึงการใช้ Sparkline โดยการใช้สูตรในช่องเซลล์ เพื่อให้แสดงผลเป็นแท่งกราฟในเซลล์ ทำให้ง่ายต่อการเปรียบเทียบข้อมูลนั่นเอง

ภาพตัวอย่าง: การใช้ Conditional Formatting ไฮไลท์สีให้กับข้อมูล

ภาพตัวอย่าง: การใช้ Sparkline เพื่อให้แสดงผลเป็นแท่งกราฟ

หัวข้อถัดมา คือการอธิบายถึงการเลือกใช้สูตรในการรวบรวมข้อมูลระหว่าง Importrange และ Query ให้เหมาะสมพร้อม Case Study การใช้ทั้ง 2 รูปแบบดังนี้ กรณีที่ใช้ Importrange เป็นการดึงข้อมูลข้ามไฟล์มาอยู่ที่ไฟล์เดียวกัน โดยข้อมูลที่ดึงมาจะมีการอัพเดตแบบ Real Time เมื่อไฟล์ตั้งต้นมีการอัพเดตข้อมูล ซึ่งจะไม่สามารถแก้ไขรายละเอียดข้อมูลในไฟล์ Master ได้ ถ้าต้องการแก้ไขจะต้องแก้ไขที่ไฟล์ตั้งต้นเท่านั้น

กรณีที่ใช้ Query เป็นการเลือกข้อมูลที่ต้องการมาโชว์ข้อมูลบางส่วนแต่อยู่ในหลาย Sheets ซึ่งจะต้องเป็น Sheet เดียวกันไม่สามารถดึงข้ามไฟล์ได้ (หากจำเป็นต้องนำข้อมูลจากไฟล์อื่นมาเพื่อดึงข้อมูลมาใช้ Query อาจใช้วิธีการ Importrange ก่อนนั่นเอง)

ภาพตัวอย่าง: รูปแบบการรวบรวมข้อมูลแบบ ImportRange

นอกจากนี้ยังมีอีกหนึ่งไฮไลท์ ถ้าทุกคนได้รู้จักเครื่องมือนี้จะรู้สึกดีขึ้นมาเลยทีเดียว นั่นก็คือ Pivot Table ซึ่ง Pivot Table ใน Google Sheets นั้นเป็นตัวช่วยสำคัญในการวิเคราะห์ สรุปผล คำนวณ นำข้อมูลจำนวนมากมาสรุปให้อยู่ในรูปแบบของตารางได้อย่างง่ายดาย และยังสามารถนำข้อมูลที่ได้ไปสร้างเป็นกราฟเปรียบเทียบข้อมูลได้อีกด้วย