รู้หรือไม่? ตอนนี้ Google Workspace สามารถทำ Data Classification และสามารถใช้งานร่วมกับ Drive DLP ได้ด้วย

ปัจจุบันความก้าวล้ำทางเทคโนโลยีมีการขับเคลื่อนเร็วแบบ non-stop ชีวิตของผู้คนเกิน 50% ล้วนมีกิจกรรมอยู่บนโลกออนไลน์ไม่ว่าจะเป็น การซื้อขายผ่านแอปพลิเคชันต่างๆ การทำธุรกรรมทางการเงิน ล้วนแต่ใช้ความสะดวกสบายของเทคโนโลยีเข้ามาทำให้ชีวิตง่ายขึ้น แต่ในการทำธุรกรรมต่างๆ ก็มีการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลไม่ว่าจะเป็น ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ เลขบัตรเครดิต หรือข้อมูลอื่นๆ ที่เป็นข้อมูลละเอียดอ่อนที่สามารถระบุตัวตนของเจ้าของข้อมูลได้ แต่ละองค์กรที่ได้รับข้อมูลเหล่านี้ไปจะต้องมีการเก็บรักษาข้อมูลละเอียดอ่อนไม่ให้มีการรั่วไหลออกภายนอกองค์กร ไม่ใช่เพียงประโยชน์ต่อลูกค้า แต่เพื่อองค์กรด้วย

เนื่องจากปีหน้าจะมีการบังคับใช้ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ฉะนั้นอีกหนึ่งขั้นตอนสำคัญในการเก็บรักษาข้อมูลของลูกค้า หรือข้อมูลขององค์กรเอง คือการจำแนกข้อมูล(content classification) ว่าแต่ละข้อมูลมีระดับความละเอียดอ่อนมากน้อยเพียงใด เพื่อที่จะได้หาวิธีป้องกันข้อมูลรั่วไหลในความเสี่ยงที่แตกต่างกันไป

Google มีความตระหนักถึงความสำคัญเรื่องการจำแนกข้อมูล จึงมีการปล่อยเครื่องมือที่มีชื่อว่า Drive labels เพื่อมาช่วยในการจำแนกข้อมูลเอกสารต่างๆ ภายในไดร์ฟในฝั่งของผู้ใช้งาน และในฝั่งของผู้ดูแลระบบสามารถใช้เครื่องมือนี้ในการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลบนไดร์ฟ (Drive Data Loss Prevention) โดยขออธิบายเป็นหน้าที่ของด้านผู้ใช้งาน และด้านผู้ดูแลระบบ ดังนี้

ด้านผู้ใช้งาน: ผู้ใช้งานสามารถติดป้าย(label) เพื่อจำแนกประเภทของเอกสารบนไดร์ฟ เพื่อช่วยจัดการเอกสารแต่ละประเภทได้อย่างถูกต้อง และการใช้งานในด้านผู้ใช้งานจำเป็นต้องให้ผู้ดูแลระบบเป็นผู้ให้สิทธิ์ ผู้ใช้สามารถติดป้ายที่หน้าเอกสารได้เลย

ด้านผู้ดูแลระบบ: ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างป้ายกำกับ(label) เพื่อระบุชื่อแผนก ประเภทเอกสาร สถานะเอกสาร และอื่นๆ เพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นหาเนื้อหาในการค้นหาขั้นสูง นอกจากนี้ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดนโยบายการเก็บรักษาข้อมูล สำหรับระดับความละเอียดอ่อนได้ตามที่กำหนด และแม้ว่าผู้ใช้จะลืมจัดประเภทเนื้อหาด้วยตนเอง ไฟล์ก็สามารถจัดประเภทได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะทำการติดป้ายกำกับในไดรฟ์ได้ตามกฎ DLP โดยอัตโนมัติ ตามที่ผู้ดูแลระบบกำหนด และตรวจจับเนื้อหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถบล็อกการส่งออกจากการจำแนกประเภทข้อมูลดังกล่าวได้ สามารถใช้ป้ายกำกับไดรฟ์กับ DLP ของไดรฟ์ เพื่อป้องกันการแชร์ ดาวน์โหลด และพิมพ์ไฟล์จัดประเภทกับภายนอก โดยลดภาระการดูแลระบบอีกด้วย